OPEN Konsultacje i Szkolenia – Poznań
Techniki zarządzania czasem w pracy biurowej – jak pielęgnować swój dzień jak ogród
Czy biurową codzienność da się porównać do ogrodu? Jak najbardziej! I tu, i tu pojawiają się chwasty (pilne, ale niekoniecznie ważne maile), których wyrywanie możesz delegować. Rosnące w ogrodzie drzewa owocowe są jak długoterminowe projekty – inwestujesz w nie najwięcej czasu, ale też przynoszą największe plony. Znajdą się też krzewy, które wymagają regularnego przycinania, czyli rutynowe biurowe obowiązki. Ale jeśli zostawisz ten „biurowy ogród” sam sobie, szybko zarośnie tak bardzo, że będziesz się w nim gubić.
Dlatego warto poznać (i wdrożyć swoje ulubione) techniki zarządzania czasem w pracy biurowej. To one pozwolą Ci uporządkować dzień, nadać mu rytm i pielęgnować to, co naprawdę przynosi efekty. Dzięki nim zarządzanie czasem w biurze zacznie przypominać pielęgnację zadbanego ogrodu, a nie niekończącą się walkę z chwastami.
Metoda ABC – wybierz najważniejsze rośliny
Metoda ABC polega na dzieleniu zadań na trzy kategorie:
- A – kluczowe, które muszą być zrobione
To te absolutnie najważniejsze sprawy, od których wykonania zależy aż 60% sukcesu – najbardziej istotne dla Ciebie, dla Twojego zespołu czy stanowiska. W związku z tym nie możesz ich delegować na innych. Najlepiej zająć się nimi tak szybko, jak to możliwe.
- B – ważne, ale mniej pilne
W tej kategorii znajdziesz ważne zadania, od których łącznie zależy około 30% powodzenia całego projektu. Zwykle są to te rzeczy, które możesz zrobić po ukończeniu zadań z kategorii A lub częściowo delegować.
- C – drobiazgi, które mogą poczekać
Tutaj znajdziesz dodatkowe czynności, od których zależy 10-20% wykonania zadania. Inaczej rzecz ujmując, zazwyczaj są to drobnostki, które możesz albo delegować, albo całkowicie z nich zrezygnować.
Metoda ABC w ogrodzie:
Jeśli pracę ogrodnika porównamy do pracy biurowej, to drzewa owocowe, które przynoszą największe plony, będą jak projekty strategiczne, bez których firma nie przetrwa. Zajęcie się nimi to zadanie z kategorii A. Krzewy ozdobne są ważne, ale mogą poczekać kilka dni (B, ważne, ale mniej pilne). Kwiaty jednoroczne (kategoria zadań C) cieszą oko, lecz jeśli ich zabraknie, ogród i tak będzie funkcjonował. Skupiając się na drzewach owocowych, ogrodnik – i pracownik biurowy – osiągnie najlepsze efekty.
Metoda ALPEN – planowanie pielęgnacji grządek
Metoda ALPEN to pięć kroków, które pomogą Ci zaplanować dzień:
- zrób zestawienie zadań i przygotuj listę
Wypisz wszystkie rzeczy do zrobienia, a następnie poukładaj je w jasne i zrozumiałe zadania. Pomyśl, czy tak zapisane obowiązki byłyby zrozumiałe (klarowne i czytelne) dla kogoś, komu musiałbyś je przekazać.
- oszacuj, ile czasu zajmie Ci ich wykonanie
Jeśli to nie jest Twój pierwszy dzień w nowej pracy, na pewno jesteś w stanie określić, ile czasu potrzebujesz na każde z zadań z przygotowanej listy. Zapisz sobie, jak długo będziesz nad każdym z nich siedzieć.
- zaplanuj przerwy (i zarezerwuj czas na nieprzewidziane czynności)
Prawda jest taka, że jeśli nie zaplanujesz przerw, to często o nich zapominasz (możesz tu spróbować metody Pomodoro). Oprócz odpoczynku zarezerwuj kilka buforów czasowych na nieprzewidziane zadania, które mogą wpaść do Twojego grafika w ciągu dnia.
- ustal priorytety – skróć i deleguj niektóre zadania
Tak przygotowaną listę ułóż w kolejności od najważniejszych do mniej znaczących zadań (pomoże Ci metoda ABC). Sprawdź, czy na pewno wszystko musisz zrobić sam i deleguj, jeśli możesz.
- skontroluj realizację zadań – przenieś niezałatwione sprawy na następny dzień
Na koniec dnia pracy sprawdź zadania, skreśl te, które udało Ci się zrobić i przenieś resztę (masz już gotową listę!) na kolejny dzień. A przy okazji możesz też przyjrzeć się temu, jak szacowałeś czas pracy – wnioski pomogą Ci lepiej planować w przyszłości.
Metoda ALPEN w pracy ogrodnika:
Ogrodnik z biura-ogrodu siada rano z notesem i planuje: które grządki podlać w pierwszej kolejności, co przyciąć, co przesadzić. Zastanawia się, ile czasu potrzebuje na każdą czynność i zaczyna od najważniejszych roślin – tych, które bez podlewania szybko uschną. Wieczorem wraca do swojego planu i sprawdza, które rabaty może z listy zadań wykreślić, a które musi przenieść na kolejny dzień. Dzięki metodzie ALPEN planowanie pracy biurowej przypomina systematyczną pielęgnację grządek zamiast chaotycznego biegania z konewką.
Matryca Eisenhowera – oddziel chwasty od drzew owocowych
Matryca Eisenhowera dzieli zadania na:
- pilne i ważne – do wykonania natychmiast
W tę kategorię wpisują się kryzysy, które musisz jak najszybciej zażegnać i tym podobne gaszenie pożarów. Oraz inne sprawy naglące, np. zadania z datą, których termin właśnie lub za kilka dni mija.
- ważne, ale niepilne – do zaplanowania
Możesz tutaj wpisać dokształcanie się w swojej specjalizacji oraz szukanie nowych rozwiązań dla swojej firmy czy zespołu. To także planowanie przyszłych działań czy budowanie relacji z osobami, które również są specjalistami w Twojej dziedzinie.
- pilne, ale nieważne – do delegowania
To te zadania, które dają Ci złudne wrażenia bycia ważnym, niezastąpionym i wiecznie zajętym: niewiele wnoszące rozmowy telefoniczne, niezbyt odkrywcze artykuły czy raporty i spotkania, które mogłyby być krótkim mailem.
- niepilne i nieważne – do wyrzucenia
Tutaj znajdziesz chwilowe zachcianki, nagłe „genialne” pomysły i pożeracze czasu, czyli zbędne codzienne zajęcia, które bez większej szkody dla swojej produktywności możesz wyrzucić z kalendarza.
Matryca Eisenhowera a priorytety w ogrodzie:
W ogrodzie biurowym chwasty (pilne, ale nieważne) pojawiają się zawsze – warto poprosić kogoś, by je systematycznie wyrywał. Młode drzewka (ważne, ale niepilne) trzeba podlewać regularnie, bo od tego zależą przyszłe zbiory – tak jak od inwestycji w rozwój czy szkolenia. Zbieranie dojrzałych owoców przed burzą (pilne i ważne) wymaga działania tu i teraz. Natomiast sadzenie egzotycznych roślin tylko dlatego, że „u sąsiada tak ładnie wyglądają” (niepilne i nieważne), to strata czasu i energii. Efektywne zarządzanie zadaniami w biurze polega właśnie na umiejętnym rozróżnieniu tych kategorii.
Zasada Parkinsona – gdy winorośl zarasta cały płot
Zasada Parkinsona mówi, że zadanie zajmie Ci tyle czasu, ile na nie przeznaczysz. Regułę tę zauważył Cyril Northcote Parkinson i opisał w 1955 roku w artykule opublikowanym w „The Economist”.
Jak ta zasada działa w praktyce? Jeśli na przygotowanie nowej oferty dasz sobie trzy godziny, to będziesz ją dłubać w Canvie przez bite trzy godziny. Nawet jeśli tak naprawdę gotowy szablon + złożenie fragmentów z Twoich najlepszych ofert = 60 minut pracy.
Zasada Parkinsona w rzeczywistości ogrodowej:
Winorośl w Twoim ogrodzie będzie się rozrastać w każdym kierunku i bez końca, jeśli nie zaczniesz jej podcinać i nie zapewnisz podpór. Podobnie zadania biurowe – jeśli nie postawisz im ograniczeń czasowych, rozplenią się i zajmą cały dzień. Przycinanie pnących roślin i podstawianie im kratki to odpowiednik wyznaczania deadline’ów – zadanie rośnie zdrowo i nie zarasta wszystkiego wokół. To kolejny przykład na to, jak odpowiednio zastosowane techniki zarządzania czasem w pracy biurowej chronią Cię przed chaosem.
Metoda Pomodoro – podlewaj ogród porcjami
Metoda Pomodoro polega na pracy w rytmie: 25 minut skupienia, 5 minut przerwy, a po czterech cyklach – dłuższa przerwa.
Pracując z zastosowaniem tej metody, zacznij od stworzenia przejrzystej listy zadań do wykonania, np.: odpiszę na maile, zrobię listę zakupów, posprzątam biurko. W drugim kroku ustaw budzik na 25 minut i pracuj bez rozproszeń nad zadaniami z listy.
Jeśli w Twojej głowie pojawi się nowy pomysł lub dowolne rozproszenie, zapisz je sobie, żeby nie zapomnieć i jak najszybciej wróć do działania. Gdy zadzwoni budzik, przerwij pracę i zrób sobie 5 minut przerwy. Po tych 5 minutach włącz kolejne „Pomodoro”, czyli 25 minut skupienia. A po czterech takich sesjach skupienia z rzędu zrób sobie dłuższą przerwę.
Metoda Pomodoro w ogrodzie:
Ogrodnik nie podlewa całego ogrodu naraz. Musi przejść od grządki do grządki i skończyć podlewanie jednej z nich, zanim zajmie się kolejną. A w międzyczasie może sobie na chwilę przysiąść i odpocząć na ławce. Dzięki temu nie traci energii, a rośliny dostają wodę w odpowiednich porcjach. Tak samo zarządzanie zadaniami biurowymi przy użyciu metody Pomodoro nadaje pracy rytm – zadania Cię nie przeciążają, a biurowy ogród rozwija się w zaplanowanym tempie.
Techniki zarządzania czasem w pracy biurowej są jak zasady, którymi kieruje się w swojej pracy ogrodnik. Metoda ABC pozwala zadbać o najważniejsze rośliny w pierwszej kolejności, ALPEN uczy planowania pielęgnacji grządek, a matryca Eisenhowera pomaga odróżnić chwasty od plonów. Jeśli dodasz do tego zasadę Parkinsona, Twoje zadania nie zarosną Cię jak dziki bluszcz, a Pomodoro nada rytm codziennemu podlewaniu grządek.
Spójrz na swój kalendarz jak na ogród, a szybko zauważysz, że Twoja codzienność nie musi być nieujarzmioną dżunglą – może być zadbanym ogrodem, w którym aż chce się usiąść wśród pachnących kwiatów i owocujących krzewów. Odpowiednie planowanie czasu w pracy biurowej sprawi, że z prawdziwą przyjemnością będziesz codziennie odwiedzać swój ogród-biuro.
