OPEN Konsultacje i Szkolenia – Poznań
Komunikacja w zespole a efektywność - jak się dogadywać, żeby lepiej pracować?
Komunikacja w zespole a efektywność. Czy istnieje w ogóle taka korelacja? Jak się za chwilę przekonasz, nie tylko istnieje, ale jest też całkiem dobrze zbadana. Dlatego warto zainwestować zespołowy czas w warsztaty, które realnie usprawnią komunikację między współpracownikami.
Tym bardziej że skuteczna komunikacja przekłada się nie tylko na wyniki i efektywność pracy, ale także na codzienną atmosferę w biurze. A więc na to, z jakim nastawieniem przychodzimy do pracy, czy i jak często mamy ochotę spotykać się i rozmawiać z naszymi współpracownikami, i w końcu także na to, jak często i za co doceniamy osoby, które razem z nami dopinają projekty, wypracowują kwartalne cele i realizują codzienne zadania.
Jak dobra komunikacja w zespole wpływa na efektywność pracy?
Okazuje się, że znacząco i są na to konkretne dane. Według artykułu, który opublikował w 2024 roku magazyn Forbes, umiejętne komunikowanie się ze współpracownikami może poprawić produktywność zespołu nawet o 25 procent. Dane te pochodzą z badania McKinsey, które pokazało, że dobrze przygotowany wewnętrzny system komunikacji i współpracy ma ogromny wpływ na to, jak skuteczne są interakcje między pracownikami.
Możemy też spojrzeć na korelację „komunikacja w zespole a efektywność” z drugiej strony. Raport The Economist przedstawia dane, które powinny dać do myślenia każdej osobie na menedżerskim stanowisku. Odpowiedzi przebadanych pracowników pokazują, że bariery komunikacyjne prowadzą do:
- opóźnień w realizacji projektów lub nieukończenia tych projektów (44%),
- niskiego morale wśród załogi (31%),
- sytuacji, w których pracownicy nie osiągają celów wynikowych (25%),
- a nawet sprzedaży, które nie dochodzą do skutku (18%).
Całkiem sporo i to konkretnych minusów jak na „niewymierną” miękką umiejętność, prawda?
No dobrze, dane pokazują, że warto w komunikację w zespole inwestować. Że to inwestycja, którą można przeliczyć na efektywność pracy w zespołach i wyniki w biznesie. A jak wygląda szkolenie z komunikacji i współpracy w zespole?
Komunikacja i współpraca w zespole - jak prowadzimy szkolenia OPEN?
Szkolenie dla zespołów OPEN dzielimy na kilka etapów. Przechodzimy przez główne zagadnienia związane z komunikacją i współpracą uważnie i krok po kroku. Tak, żeby czas poświęcony na te warsztaty realnie wpłynął na zmiany w codziennej pracy i interakcjach współpracowników.
Zaczynamy od przemyśleń na temat „dobrego zespołu”. Zastanawiamy się wspólnie, jakie elementy sprzyjają dobrej współpracy. Ale też, jakie ją utrudniają. W kolejnym kroku prosimy uczestników szkolenia, żeby zastanowili się, które z tych sprzyjających współpracy elementów widzą w codziennej pracy w zespole. Czyli docenili, jakie pozytywne komunikacyjne zasady są już na porządku dziennym i warto je podtrzymać. Sprawdzamy też, jakich elementów brakuje i należy się nimi zająć.
Po tym wprowadzeniu do wspólnej pracy, uczestnicy wykonują zadania oderwane od ich codziennej rzeczywistości. To specjalnie przygotowane ćwiczenia warsztatowe, które pozwalają każdemu odkryć i lepiej poznać swój styl komunikowania się i współpracy.
Każde zadanie podsumowujemy — co zespół może zapisać sobie po stronie plusów, a co utrudniało współpracę. Patrząc na te plusy i minusy wyciągamy wnioski i przygotowujemy zalecenia na przyszłość. Zastanawiamy się, o co należy zadbać w kolejnych zadaniach, aby uzyskać lepszy efekt. Taka warsztatowa praca wspiera zapamiętywanie i efektywne uczenie się. Czyli sprzyja wdrażaniu wypracowanych przez zespół wniosków.
Efektywna komunikacja w zespole - czy wiesz, do kogo mówisz?
W marcu 2025 roku zmarł Meredith Belbin, którego wielu badaczy i trenerów komunikacji zna jako „ojca ról zespołowych”. Doktor Belbin badał, jak działają i współpracują ze sobą pracownicy w zespołach i analizował sposoby, które pomagają udoskonalać organizację pracy w firmach. Zajmował się tymi tematami przez całe swoje zawodowe życie i nawet gdy już dobiegał setki, codziennie przychodził do biura, gdzie pracował nad swoją najnowszą książką.
Na warsztatach OPEN korzystamy z metodologii ról zespołowych Belbina i wykorzystujemy ją do mapowania ścieżek efektywnej komunikacji w zespole. Żeby stworzyć taką mapę i poprowadzić po niej komunikacyjne ścieżki, prosimy uczestników szkolenia o wypełnienie kwestionariusza ról grupowych. W ten sposób ustalamy, kto jest kim w zespole i dowiadujemy się, w jaki sposób i do kogo najlepiej się zwracać w konkretnych sytuacjach.
Kiedy wiemy już, że Bartek jest Praktycznym Organizatorem, Zuzanna Naturalnym Liderem, a Agnieszka Człowiekiem Akcji (to nazwy ról grupowych z metodologii Balbina właśnie), możemy stworzyć „profil zespołu” i zobaczyć jego słabe i mocne strony. Skoro Bartek, z którym na co dzień współpracujesz, to Praktyczny Organizator, nie zasypuj go niespodziewanie nowymi pomysłami. Wiesz już, że tego nie lubi. A kiedy potrzebujesz pomocy w wyjściu z inercji, chcesz ustalić dla siebie i zespołu nowe wyzwania i cele, biegnij do Agnieszki. W końcu to ona jest Człowiekiem Akcji.
Spojrzenie na typowe reakcje, zachowania czy sposoby myślenia współpracowników z tej perspektywy pozwala zespołowi skupić się na wypracowaniu takich komunikacyjnych strategii, które będą zauważalnie ułatwiać codzienną pracę i podnosić jej efektywność.
Z czym zostajemy po szkoleniu: kontrakt komunikacji i współpracy dla zespołu
Warsztaty z efektywnej komunikacji i współpracy dobiegają w tym momencie końca. W trakcie wspólnej pracy uczestnicy mieli okazję zaobserwować, że różnorodność w zespole to atut. Wszyscy różnimy się pod względem sposobu komunikowania się, prowadzenia współpracy, czy preferencji dotyczących stylu i formy przekazywania komunikatów. Jeśli tylko nauczymy się właściwie interpretować te zachowania współpracowników, będzie to największa siła zespołu.
Na samo zakończenie szkolenia opracowujemy i spisujemy kontrakt, czyli zasady współpracy na przyszłość. Dzięki zadaniom, które wykonywaliśmy podczas warsztatów, uczestnicy potrafią zaproponować takie zasady, które będą sprzyjać dobrej komunikacji i współpracy. A ponieważ znamy już też swoje grupowe role, które podpowiedział nam Belbin, ustalamy zasady, których przestrzeganie będzie dopasowane do potrzeb, temperamentów i potencjału pracującej ze sobą na szkoleniu grupy.
Każdy uczestnik spotkania (a tym samym współautor zasad współpracy) składa pod tym kontraktem swój podpis, czyli deklaruje, że będzie przestrzegać ustalonych zasad. A w zależności od tego, co ustalimy przed szkoleniem, flipchart (lub kopię flipchartu) ze spisanymi zasadami może też otrzymać dyrekcja lub management, i oczywiście uczestnicy warsztatu. Taki dokument jest też później często ważnym elementem procesu wdrożenia zasad komunikacji w zespole. Lub stanowi w przyszłości fragment regulaminu obowiązującego wszystkich pracowników.
Czy skuteczna komunikacja w zespole może wpływać na jego efektywność? Bez dwóch zdań! A szczególnie takie zasady komunikacji i współpracy, które zespół wypracował sam, poprowadzony przez eksperta na profesjonalnie przygotowanych warsztatach. Taki wspólnie stworzony kontrakt w połączeniu z analizą ról zespołowych każdego członka zespołu to niezwykle skuteczne narzędzie, które usprawnia codzienną pracę, podnosi jej efektywność i pozwala czerpać mnóstwo satysfakcji ze współpracy z innymi.
