OPEN Konsultacje i Szkolenia – Poznań
Jak dostosować styl zarządzania do etapów rozwoju zespołu?
„Żaden dzień się nie powtórzy. Nie ma dwóch podobnych nocy” napisała Wisława Szymborska, a śpiewała Kora. Tak samo, jak „nic dwa razy się nie zdarza”, nie istnieje jeden idealny i zawsze skuteczny styl zarządzania. Ten sam sposób kierowania może działać świetnie podczas onboardingu i kompletnie się nie sprawdzić w zarządzaniu doświadczonym zespołem.
Twoja skuteczność jako lidera zależy od tego, jak dobrze dopasujesz styl kierowania ludźmi, do etapu rozwoju zespołu, z którym pracujesz. W tym artykule podpowiemy Ci, jakie metody kierowania i zarządzania trzeba znać i kiedy warto z nich korzystać.
Jaki styl zarządzania wybrać – skupiasz się na zadaniach czy na ludziach?
Cztery style kierowania, które za chwile omówimy, można rozpatrywać w dwóch obszarach. Jeden koncentruje się na ludziach, którzy tworzą zespół (w tym obszarze znajdziesz partycypacyjny i konsultacyjny styl zarządzania). Drugi ogniskuje się wokół zadań i postawionych przed zespołem celów (tutaj dobrze się czują delegujący i instruktażowy styl kierowania).
Możesz teraz pomyśleć: „No dobrze, czyli jaki styl zarządzania mam w końcu wybrać?” (takie wątpliwości warto przegadać na coachingu menedżerskim). Odpowiedź będzie zależała od Ciebie oraz od tego, jak dobrze znasz swój zespół. Twój wybór sposobu kierowania ludźmi będzie pokazywał, który z tych obszarów jest w danym momencie ważniejszy. Lub też, na który z tych obszarów chcesz albo musisz w danym momencie położyć większy nacisk.
Przyjrzyjmy się zatem tym czterem stylom zarządzania.
Poznaj (i zastosuj) cztery style kierowania zespołem
Przechodzimy do meritum, czyli do omówienia czterech metod zarządzania zespołem. Zastanów się, po który z nich najczęściej sięgasz. I czy zawsze jest do najlepszy wybór, tzn. czy bierzesz pod uwagę to, na jakim etapie rozwoju jest Twój zespół (jeśli nie masz pewności, może warto przeprowadzić diagnozę zespołu?).
Instruktażowy (inaczej dyrektywny) styl kierowania zespołem
Po czym poznasz szefa, który preferuje dyrektywny styl zarządzania ludźmi? Menedżer z takim podejściem:
- precyzyjnie definiuje role i zadania
- jasno komunikuje oczekiwania (co, jak, gdzie, kiedy)
- przydziela szczegółowe zadania
- kontroluje realizację krok po kroku
- utrzymuje dystans relacyjny
- skupia się na zadaniach, nie na emocjach
W jakich sytuacjach instruktażowy styl kierowania będzie właściwym wyborem i na pewno się sprawdzi? Pomyśl tutaj o okolicznościach takich, jak:
- onboarding lub wdrażanie nowych pracowników czy też członków zespołu,
- szkolenia na podstawowym poziomie, dla osób bez większego doświadczenia;
- bycie opiekunem dla pracownika, który dopiero się wdraża;
- zajmowanie się bieżącą korektą błędów współpracowników i podwładnych;
- sytuacje, w których z jakiegoś powodu potrzebny jest Twój stały nadzór.
Podsumowując, decyzyjność jest tu po Twojej stronie. A wynika to z tego, że współpracujesz z osobami o niskich kompetencjach lub niskiej dojrzałości psychologicznej (np. nowi pracownicy, którzy muszą się wdrożyć lub praktykanci). Może być też tak, że Twój zespół dopiero się dociera (w takiej sytuacji dobrym pomysłem są warsztaty integracyjne) lub wraca do pracy po dłuższej nieobecności niektórych osób i zauważasz, że nie są jeszcze gotowi do wzięcia pełnej odpowiedzialności za to, jak organizują swoją pracę.
Na co musisz uważać, kiedy decydujesz się na dyrektywny styl zarządzania? Kiedy wszystko układa się dobrze, zespół oceni Cię jako osobę kompetentną, konkretną i skuteczną w roli menedżera. Ale gdy coś pójdzie nie tak, okaże się, że w oczach zespołu zachowujesz się jak dyktator, który ignoruje ludzi i skupia się tylko na „tu i teraz”.
Pamiętaj! Instruktażowy (dyrektywny) styl kierowania zespołem daje strukturę i bezpieczeństwo, ale zabija inicjatywę, jeśli trwa za długo.
Kiedy warto stosować dyrektywny styl zarządzania?
Ten sposób pracy z ludźmi sprawdzi się w początkowej fazie rozwoju zespołu, kiedy charakteryzuje go jeszcze niska dojrzałość.
Jest to ten etap, gdy niektórym pracownikom brakuje jeszcze pewnych kompetencji (nabiorą ich z czasem, kiedy dłużej popracują w nowym miejscu), a sam zespół jest nowy i brakuje w nim dłuższych lub mocniejszych relacji. Taki team na pewno odczuwa dużą potrzebę struktury i feedbacku, a najlepszy styl kierowania w tym przypadku to właśnie sposób dyrektywny.
Konsultacyjny (lub kooperacyjny) styl zarządzania zespołem
Jak działa lider, który zdecydował się na kooperacyjny styl kierowania ludźmi? Na pewno zauważysz, że taki menedżer:
- inicjuje dyskusje
- buduje relacje
- dba o komunikację
- jest dostępny i wspierający
- dostarcza wsparcia informacyjnego
Jak wygląda w praktyce zastosowanie konsultacyjnego stylu zarządzania zespołem? Jeśli chcesz tak pracować, pamiętaj o:
- zadawaniu pytań jako sposobie naprowadzania na rozwiązania (zamiast prostego dawania odpowiedzi);
- zachęcaniu do inicjatywy, czyli słuchaniu i analizowaniu pomysłów, które wychodzą od zespołu;
- dzieleniu się wątpliwościami i problemami, ale na zasadzie „przynieś problem + jedno możliwe rozwiązanie”;
- mobilizowaniu do brania udziału w prostszych projektach;
- swojej roli – proponuj konsultacje zamiast ścisłej kontroli.
W tym modelu menedżer podejmuje decyzje po konsultacji z zespołem. I może sobie na to pozwolić, bo pracuje z ludźmi, których kompetencje zauważalnie rosną. Podejmowaniu takich wspólnych decyzji sprzyja znajomość celów i zasad pracy w zespole. Inaczej mówiąc, zarządzasz ludźmi, którzy mają już podstawowe kompetencje i możesz im zaufać w roli konsultantów Twoich decyzji.
Jakie konsekwencje może mieć dla Ciebie wybór kooperacyjnego stylu kierowania? Gdy praca idzie Wam jak po maśle, współpracownicy zobaczą w Tobie osobę, która buduje dobrą atmosferę oraz wspiera otwartość i pomysły. Ale kiedy trzeba się zmierzyć z problemami, okaże się, że jesteś szefem niezdecydowanym, podatnym na wpływy silniejszych osób i „zbyt miękkim”.
Pamiętaj! Konsultacyjny styl zarządzania oznacza przejście od roli „szefa” do „partnera w myśleniu”. Twój zespół musi być na taką zmianę gotowy.
Kiedy należy sięgnąć po kooperacyjny styl kierowania?
Konsultacyjny styl bycia menedżerem będzie Ci ułatwiał pracę, jeśli Twój zespół wszedł już w drugą fazę rozwoju. Co to znaczy?
Zauważasz u swoich podwładnych rozwój kompetencji i rosnące doświadczenie poszczególnych członków zespołu. A co za tym idzie mniejszą potrzebę słuchania szczegółowych instrukcji, za to większą chęć do współpracy. Kooperacyjny styl zarządzania będzie w tej sytuacji jak znalazł.
Partycypacyjny styl zarządzania zespołem
Trzeci styl zarządzania, który tutaj omówimy to styl partycypacyjny. Jak zachowuje się menedżer, który zdecydował się na taką pracę z ludźmi?
- słucha i angażuje zespół
- buduje relacje i bezpieczeństwo
- traktuje ludzi partnersko
- daje przestrzeń do definiowania sposobu pracy
- wspiera emocjonalnie i społecznie
Jak wygląda codzienność zespołu, którego szef wybrał partycypacyjny styl kierowania? Osoby, które pracują w takim teamie:
- dostają od swojego menedżera ambitne zadania;
- są zachęcane do przygotowywania i brania udziału w projektach międzydziałowych;
- mają powierzane różne role i odpowiedzialności, z którymi mogą się zmierzyć;
- ćwiczą rozwiązywanie konfliktów między sobą, zanim zaangażują szefa;
- widzą, że menedżer wspiera ich rozwój i myśli o dalszych ścieżkach kariery.
Partycypacyjny styl zarządzania zespołem pozwala na to, żeby decyzje podejmował pracownik, a lider pełni tu raczej rolę doradcy. Zespół ma już spore umiejętności, ale może jeszcze mieć trudności z braniem odpowiedzialności za efekty swojej pracy (bo na przykład brakuje mu na tym etapie zaufania do swoich kompetencji).
O czym warto pamiętać, kiedy stawiasz na partycypacyjny styl kierowania? Gdy współpraca z zespołem idzie gładko, współpracownicy ocenią Cię jako osobę, która ufa ludziom i daje im przestrzeń do rozwoju. Ale jeśli pojawią się problemy, możesz usłyszeć, że skupiasz się na byciu „miłym” i unikasz trudnych decyzji.
Pamiętaj! Partycypacyjny styl zarządzania buduje prawdziwe zaangażowanie albo… chaos. Ty jako lider musisz wiedzieć, czy Twój zespół jest na partycypację gotowy.
Kiedy dobrym wyborem jest partycypacyjny styl kierowania?
Trzecia faza rozwoju zespołu jest podpowiedzią, żeby zacząć stawiać na większy udział pracowników w podejmowaniu decyzji, czyli włączyć partycypacyjne metody zarządzania.
Po czym poznasz, że Twój zespół zrobił już ten trzeci krok? Team osiągnie zdecydowanie większą dojrzałość kompetencyjną, ale pojawią się też silniejsze napięcia relacyjne. Dlaczego? Twój zespół to teraz grupa samodzielnych specjalistów, a taka sytuacja wiąże się z większą liczbą konfliktów interpersonalnych. Pojawia się więc potrzeba wsparcia w relacjach, którą to Ty musisz się zająć, na przykład zapraszając pracowników na coaching zespołowy.
Delegujący styl kierowania zespołem
Czym wyróżnia się szef, który wybrał delegujący styl zarządzania ludźmi? Lider z takim pomysłem na współpracę z zespołem:
oddaje odpowiedzialność za zadania i sposób ich wykonania
- nie ingeruje w szczegóły
- utrzymuje dystans wobec relacji i problemów
- koncentruje się na efektach
Kiedy możesz sobie pozwolić na delegujący styl kierowania? Pomyśl, czy Twój zespół jest już na tyle dojrzały i samodzielny, że:
- możesz sobie pozwolić na delegowanie zadań i nie wynikną z tego żadne problemy;
- Twoi podwładni doceniają brak mikro zarządzania, a Ty widzisz, że pracują wtedy lepiej;
- wystarczy kontrola efektów – nie musisz nadzorować całego procesu na każdym etapie pracy;
- samokontrola zespołu jest już tak rozwinięta, że możesz mu naprawdę zaufać.
Decyzyjność jest tutaj po stronie pracownika, a Ty możesz z pełnym zaufaniem na to pozwolić. Decydujesz się na delegujący styl zarządzania, ponieważ Twój zespół ma duże kompetencje oraz wysoki poziom motywacji i odpowiedzialności. Inaczej mówiąc, współpracujesz z dobrze naoliwioną maszyną, czyli teamem, który jest dojrzały i samodzielny.
Jak będziesz postrzegany, gdy wybierzesz delegujący styl kierowania? Kiedy wszystko będzie szło jak z płatka, usłyszysz, że ufasz zespołowi na tyle, żeby mu nie przeszkadzać. Jeśli na horyzoncie pojawią się czarne chmury, okaże się, że jesteś menedżerem nieobecnym, a do tego niezainteresowanym ludźmi i zadaniami.
Pamiętaj! W odbiorze osób, którymi zarządzasz, granica między „zaufaniem” a „porzuceniem” jest bardzo cienka. Twoim zadaniem jest pilnowanie tej cienkiej linii.
Kiedy sprawdzi się delegujący styl zarządzania?
Jeśli team, którego jesteś menedżerem, wszedł w czwartą fazę rozwoju, czas zacząć traktować pracowników odpowiednio, czyli jak dojrzały zespół. A więc delegować, zamiast kontrolować.
Praca z dojrzałym zespołem oznacza, że każdego z członków tej grupy cechują wysokie kompetencje i odpowiedzialność. Razem z doświadczeniem (i osiągnięciem tego etapu rozwoju) wypracowana została też sprawna komunikacja, która pozwala określać jasne cele i role. Dlatego najlepszy sposób kierowania ludźmi na tym etapie to styl delegujący.
Jaki styl zarządzania jest najlepszy? Taki, który się zmienia
Jak widzisz, wybór stylu kierowania zależy od tego, z jakimi ludźmi współpracujesz i jak skutecznie radzi sobie z zadaniami i odpowiedzialnością Twój team. Jeśli dobrze rozpoznasz mocne i słabe strony pracowników, którymi zarządzasz, dopasowanie do nich odpowiedniego sposobu kierowania stanie się dużo łatwiejsze.
Natomiast największym błędem lidera jest stosowanie jednego stylu zarządzania wobec wszystkich współpracowników i na każdym etapie rozwoju zespołu. Twój menedżerski super power to właśnie umiejętność rozpoznania, jak działa Twój team i wyboru odpowiedniego stylu zarządzania.
Co może Ci sprawiać trudność przy dostosowywaniu menedżerskiego stylu do zespołu?
- zauważenie momentu, kiedy team przechodzi z jednego etapu w drugi i przejście od kontroli do zaufania;
- oddawanie decyzji pracownikom, szczególnie kiedy pamiętasz konsultacje czy instrukcje, których potrzebował jeszcze nie tak dawno Twój zespół;
- akceptacja błędów podwładnych, a więc także przyjęcie do wiadomości tego, że być może za szybko zrezygnowałeś z kooperacyjnego czy wręcz dyrektywnego stylu kierowania;
- rezygnacja z „bycia potrzebnym”, czyli uświadomienie sobie, że zespół jest już dojrzały i potrafi sobie radzić bez Ciebie.
Najczęstsze błędy menedżerów przy zmianie stylu zarządzania
Jeśli już coś zmieniasz, warto się upewnić, że robisz to we właściwym momencie. W przeciwnym wypadku coś może pójść nie tak. Z drugiej strony pamiętaj – nie popełnia błędów tylko ten, kto nic nie robi. Daj więc sobie margines na pomyłki. Te zdarzają się przecież nawet najbardziej doświadczonym menedżerom (i dlatego szkolenia dla menedżerów to nasz bestseller). Jakie konkretnie?
- zostawanie w stylu dyrektywnym za długo
To, że Piotrek dołączył do firmy jako nieopierzony student bez doświadczenia 5 lat temu, nie oznacza, że wciąż jest tym samym początkującym pracownikiem. Nabrał już doświadczenia, zdążył już też być onboarding buddy dla innych nowo zatrudnionych osób. Nie musisz więc stosować w jego wypadku stylu dyrektywnego (instruktażowego).
- delegowanie za wcześnie
Hanka kilka razy dosłownie czytała Ci w myślach, kiedy rozpisywaliście projekt wdrożenia nowych rozwiązań na produkcji. Być może zajmowała się tym wcześniej, ale się nie pochwaliła, a może był to zbieg okoliczności. Ale jeśli ona sama nie czuje się jeszcze na siłach, żeby brać na siebie odpowiedzialność za całe wdrożenie, wstrzymaj się z delegującym stylem zarządzania.
- brak jasnych zasad na początku
Na rozmowie o pracę Rafał kilka razy upewniał się, czy i jak długo będzie przechodził onboarding w firmie. Został zapewniony, że okres wprowadzenia do zespołu trwa zazwyczaj 2-3 miesiące, a teraz… zostawiasz go bez jasnych wytycznych i zasad działania. A przecież początki pracy w zespole to idealny czas na instruktażowy (dyrektywny) styl kierowania.
- mylenie partycypacji z brakiem przywództwa
Zespół od kilku tygodni dyskutuje, jak podejść do nowego projektu dla klienta. Pada dużo pomysłów, każdy dorzuca coś od siebie, rozmowy są długie i „kreatywne”. Ty jako lider nie chcesz nic narzucać – zależy Ci na zaangażowaniu zespołu.
Problem w tym, że mijają kolejne dni, a decyzji nie ma. Tymczasem najbardziej przebojowe osoby zaczynają dominować dyskusję, a reszta się wycofuje. Projekt stoi w miejscu. Pamiętaj, że partycypacja to współudział, a więc w pewnym momencie to Ty musisz zamknąć dyskusję i nadać jej konkretny kierunek.
- delegowanie = „radźcie sobie sami”
Oddałeś zespołowi odpowiedzialność za przygotowanie nowego procesu raportowania. To doświadczeni ludzie, więc nie ma sensu się wtrącać. Nie ustaliliście jednak żadnych punktów kontrolnych, nie doprecyzowaliście też oczekiwań ani konkretnego terminu.
Po trzech tygodniach okazuje się, że każdy rozumiał cel trochę inaczej. Efekt jest niespójny, a część pracy trzeba zrobić od nowa. Zespół jest sfrustrowany, bo „miał być luz”, a wyszło zamieszanie. Delegowanie nie polega na wycofaniu się z procesu. Twoją rolą jest ustawienie kierunku, doprecyzowanie celu i sprawdzanie postępów – tylko bez wchodzenia w szczegóły.
Wybór stylu kierowania to nie kwestia charakteru. To kwestia dopasowania odpowiednich metod do zespołu i ludzi, z którymi współpracujesz. A dobrego lidera rozpoznasz po tym, że nie ma jednego stylu zarządzania. Zna i wykorzystuje ich kilka – i potrafi je zmieniać wraz z rozwojem zespołu.
